Espaces de travail : la flexibilité devient la norme

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© Vitra

L’hybridation croissante des modes de travail contraint les entreprises à plus de flexibilité dans leurs stratégies d’aménagement. Le flex-office, en développement constant ces dernières années, apparaît aujourd’hui comme la meilleure solution pour répondre à l’enjeu de la baisse du taux d’occupation des bureaux.

Conséquence immédiate du télétravail, le flex-office n’a pas attendu la crise sanitaire pour se développer. À l’heure du retour maîtrisé des collaborateurs dans des bureaux dont le taux d’occupation n’a jamais été aussi bas, ce mode d’aménagement des espaces de travail combinant flexibilité et mobilité des collaborateurs séduit néanmoins un nombre croissant d’entreprises. « Les conditions d’une désaffection pour le travail au bureau étaient déjà réunies avant le début de la crise du Covid-19, rappelle Thierry Stievenard, directeur du pôle conseils et développement design/project chez CBRE. C’est à partir de la crise des gilets jaunes, qui a commencé fin 2018, que le problème de la sous-occupation des bureaux a commencé à devenir incontournable. Mais avec la crise sanitaire, il a connu une explosion sans précédent. » Si cela fait déjà une dizaine d’années que les cabinets de conseil en aménagement travaillent sur le flex-office, l’intensité inédite de la demande les conduit à adapter leur réponse aux besoins d’entreprises qui cherchent à déterminer le ratio parfait entre travail au bureau et télétravail. Ce qui ne va pas sans une part d’expérimentation. « Chaque entreprise est unique et il n’existe pas de solution toute faite, ajoute Thierry Stievenard. Avant d’apporter une réponse, il faut regarder son organisation et distinguer parmi ses activités celles qui relèvent de la création et de l’échange de celles qui relèvent plutôt d’un travail sédentaire et de concentration. »

Pendant l’été 2020, Leboncoin a investi un nouveau site dans le 2e arrondissement de Paris : des bureaux qui accueillent 644 postes de travail, tous en flex-office, ainsi que de nombreuses zones d’échanges et de réunion (aménagement : Colliers International). © Shoootin / Colliers International)

DES CLOISONS MOINS NOMBREUSES MAIS PLUS QUALITATIVES

Dans ce contexte, les orientations relatives au choix des solutions évoluent sensiblement. « Il y a quelques années, les entreprises investissaient beaucoup dans les cloisons et les portes, rappelle Pascal Riggi, directeur de CDB. Avec l’ouverture des espaces, ces produits ne disparaissent pas, mais sont moins nombreux et deviennent plus technologiques, notamment quant à leurs qualités acoustiques. » Et s’il n’y a pas d’évolution notable dans le choix des matériaux, la nature des aménagements évolue en revanche fortement, les postes de travail traditionnels cédant volontiers la place à des espaces plus cosy et collaboratifs. Autour des bureaux flottants, qui constituent le cœur du flex-office, gravitent ainsi des zones de collaboration, de détente, des cabines acoustiques ou encore des salles de réunion connectées qui visent toutes à favoriser équitablement travail collectif et travail individuel. La dimension qualité de vie au travail (QVT) acquiert à ce titre un ascendant croissant dans les stratégies d’aménagement. « Les entreprises investissent davantage dans le mobilier au sens large et plus seulement sur le poste de travail classique, déroule Thierry Stievenard. On ne cherche pas à proposer des aménagements « comme à la maison » car les gens en ont déjà quand ils se retrouvent en situation de télétravail. Au bureau, les collaborateurs ne veulent pas se sentir comme à la maison, ils réclament des ambiances smart et design. »

Le passage au flex-office ne limite pas la suppression des postes individuels. Il entraîne également la création de nouveaux espaces qui permettent aux salariés de se réunir ou, à l’inverse, de s’isoler pour se concentrer. © Boris yvon Dassie DBY photographie

DE LA FLEXIBILITÉ À LA RÉVERSIBILITÉ

Si la notion de flexibilité inhérente au flex-office concerne au premier chef la réflexion autour des modes de collaboration, elle suppose également la flexibilité des aménagements. Ou plutôt leur réversibilité. Pareilles à des organismes vivants, les entreprises évoluent en permanence, voient leurs effectifs augmenter et décroître et ont besoin d’ajuster leurs espaces en conséquence. Face à des acteurs en recherche de solutions mobiles mais qui ne souhaitent pas déplacer leurs cloisons toutes les semaines ou tous les mois, le mobilier apporte de plus en plus une souplesse de configuration pour tendre vers la résilience des espaces. En ce sens, Steelcase a par exemple développé une collection « Flex », composée d’éléments interconnectés (tables, chariots, écrans, accessoires…) qui permettent de réagencer un espace en quelques minutes. « On attend beaucoup du mobilier qu’il participe de la mobilité des espaces et que le bâtiment soit moins figé, souligne Nathalie Rigaut, consultante chez Steelcase. Avec ces éléments mobiles, les collaborateurs peuvent passer d’un mode à l’autre de manière très intuitive. » Inspirées du travail en mode agile, les parois mobiles peuvent être stockées dans des racks ou des petits chariots et s’insérer dans le cadre professionnel sans prendre beaucoup de place ni jurer avec le décor. Steelcase développe aussi sous la marque Orangebox des solutions « une pièce dans la pièce », à l’instar du programme « Camper & Dens » qui propose des structures semi-ouvertes en mode tanière, facilement démontables et déplaçables. Les exemples du genre sont nombreux. L’entreprise normande Laudescher, spécialiste des panneaux d’habillage acoustiques en bois massif, développe également une gamme de cloisons amovibles conçues pour être facilement installées et déplacées. Celles-ci permettent une meilleure gestion de la circulation et de la répartition des individus au sein d’un espace tout en influençant positivement la qualité de vie des usagers et en réduisant les nuisances sonores.

© CDB – Briag Courteau
L’hybridation croissante des modes de travail devrait
accélérer le recours aux cabines ainsi qu’aux petits espaces de
collaboration connectés à l’instar des aménagements mis en
place par CDB pour le nouveau siège social de Danone (photo ci-dessus)
ou de ceux conçus par CBRE pour les bureaux parisiens de
l’assureur Aézio (photo ci-dessous)

© Alexis Paoli

UNE RECHERCHE D’AGILITÉ AU MOBILIER

Signe des temps, le mobilier et les équipements digitaux sont aujourd’hui les postes qui voient leur part augmenter le plus fortement dans les budgets. Là encore, les exemples ne manquent pas. Steelcase a notamment co-développé avec Microsoft une collection «Roam » de supports mobiles et de fixations murales faciles à poser et conçues pour le Surface Hub2. Le Roam permet aux collaborateurs de transformer chaque espace en studio collaboratif sans faire appel aux services techniques de leur entreprise.

Pour optimiser l’expérience de la mobilité, Steelcase a aussi doté le Roam d’une batterie mobile rechargeable. Dans un autre genre, La Vitre, startup française qui associe une application de visioconférence à un écran tactile de taille humaine disposé verticalement dans les bureaux, flirte par ses dimensions avec le mobilier. De la même taille qu’une petite cloison mobile, l’écran permet de mener des visioconférences dynamiques en station debout avec un interlocuteur qui semble être présent physiquement. Son volume contribue de facto à en faire un élément de mobilier, malgré sa finalité média. L’amélioration de la QVT illustre la montée en gamme à l’œuvre dans les bureaux, et donc des budgets. Mais les entreprises ne doivent pas s’en effrayer, assure Thierry Stievenard : «Certes, les budgets augmentent, concède-t-il. Mais comme, dans le même temps, la surface globale du bureau diminue et avec elle le coût des loyers, l’argent économisé dans les charges d’exploitation immobilière peut être réinvesti dans l’aménagement des espaces. »

Inspiré des méthodes de gestion de projet et de design
thinking, le principe dit du « Hack your space » consiste à donner
aux équipes le contrôle sur leur environnement de travail avec la
possibilité de le transformer au gré de leurs activités et de leurs
besoins.

Pour optimiser l’expérience de la mobilité, Steelcase a aussi doté le Roam d’une batterie mobile rechargeable. Dans un autre genre, La Vitre, startup française qui associe une application de visioconférence à un écran tactile de taille humaine disposé verticalement dans les bureaux, flirte par ses dimensions avec le mobilier. De la même taille qu’une petite cloison mobile, l’écran permet de mener des visioconférences dynamiques en station debout avec un inter[1]locuteur qui semble être présent physiquement. Son volume contribue de facto à en faire un élément de mobilier, malgré sa finalité média. L’amélioration de la QVT illustre la montée en gamme à l’œuvre dans les bureaux, et donc des budgets. Mais les entreprises ne doivent pas s’en effrayer, assure Thierry Stievenard : « Certes, les budgets augmentent, concède-t-il. Mais comme, dans le même temps, la surface globale du bureau diminue et avec elle le coût des loyers, l’argent économisé dans les charges d’exploitation immobilière peut être réinvesti dans l’aménagement des espaces. »

Charles Knappek

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